Comúnmente entendemos que, en el momento que se produce una compra por un bien, a modo de ejemplo, se generan dos procesos, desde el punto de vista económico. En términos sencillos, la compra está compuesta por dos procesos que son igualmente importantes: el primer proceso es la entrega de un bien, desde el oferente al demandante. En segundo lugar, se genera la forma de pago por ese bien, desde el comprador hasta el vendedor. El vendedor entrega un bien o servicio, a cambio de un pago.
Desde el punto de vista contable, estos procesos son independientes. Suena lógico que sea así, puesto que el pago puede posponerse, a pesar que se entregue el bien en el momento de la transacción. El pago, por ejemplo, puede efectuarse totalmente al contado, al crédito, con documentos por pagar, o una mezcla de estas formas. Por esta razón, se requiere de dos asientos contables en el libro diario de la empresa: uno correspondiente a la compra en sí y otro que representa la forma de pago por transacción de compra.
Supongamos que se genera una transacción entre dos empresas, denominadas A y B, en la que A es oferente y B es demandante. En este blog, nos centraremos en los asientos correspondientes al demandante, es decir, quien compra un bien o servicio.
Supondremos que B necesita adquirir mercadería por un monto de $150.000 más IVA mediante una factura, monto que se pagará en un 50% al contado, mientras que el saldo restante se establece como crédito, es decir, un acuerdo de pago a futuro entre la empresa A y B. El primer asiento a registrar corresponde a la compra por $150.000. Es importante distinguir entre "más IVA" e "IVA incluido". El asiento de venta debe incluir el Impuesto al Valor Agregado. Si se indica "más IVA", el monto informado es neto, por lo que se agrega el IVA. Para efectos de simplificación, asumiremos como IVA un 20% del valor neto de la mercancía. Si se indica "IVA incluido", el monto informado es bruto, por lo que se requiere calcular el monto neto.
Volvamos al ejemplo. Como el monto de compra es $150.000 más IVA, el Impuesto IVA a agregar en la compra es igual a:
Monto IVA = $150.000 x 0,2 = $30.000
Con esto, el asiento de compra para la empresa B es:
------------------------ X ------------------------
Mercaderías 150.000
IVA Crédito Fiscal 30.000
Proveedores 180.000
----- Glosa: Compra de mercadería a través de Factura ZZZZZ -----
Esto implica que la empresa B deberá efectuar un pago a la empresa A por un monto total de $180.000, según la cuenta Proveedores del asiento anterior. Pero la forma de pago consiste en un 50% al contado y un 50% al crédito. Todo lo relacionado con el crédito se encuentra dentro de la cuenta contable Proveedores. En consecuencia, el asiento contable del pago, desde el punto de vista del comprador, tendrá solamente un indicador, que es el contado, equivalente a un egreso de flujo desde la empresa B. Del total de Proveedores, un 50% se destina al contado, pagado con un cheque del Banco D que representa al comprador, lo que queda establecido en el siguiente asiento contable:
------------------------ X ------------------------
Proveedores 90.000
Banco D 90.000
----- Glosa: Forma de pago de la mercadería según Factura ZZZZZ -----
Esto significa que el restante monto de Proveedores ($90.000) no contemplados en el asiento de pago, corresponde al crédito.
Estos asientos explican, en consecuencia, lo que sucede cuando una empresa efectúa una compra.